יעילות בעסק מעניינת אותך? עסקים כמו שלך מחפשים כל דרך לחסוך עלויות ועבודה מיותרת, כלומר למקסם תפוקות ולצמצם הוצאות שונות. אוטומציה בכלים חכמים יכולה לחולל פלאים במיוחד כשמדובר בחיסכון בזמן ובכוח אדם. במאמר זה נראה כיצד אוטומציה עסקית יכולה לשנות את פני העסק שלכם, ולהוביל אותו בכיוון הנכון.
מה זו אוטומציה עסקית ולמה היא חשובה כל כך?
אז מהי אוטומציה עסקית? מדובר בכך שמערכות טכנולוגיות מחליפות פעולות חזרתיות וקבועות, שנעשו עד כה על ידי העובדים שלכם או על ידיכם אישית. בניגוד לדעה הרווחת אוטומציה עניין רק למפעלים גדולים או לחברות היי טק. למעשה היא רלוונטית לכל עסק, בכל גודל ובכל תחום כמעט. המהפכה האמיתית היא שכלים שקודם לכן היו זמינים רק לחברות גדולות עם תקציבי ענק, הפכו כבר לנגישים ולא יקרים, כלומר מתאימים גם לעסקים קטנים ובינוניים. הטמעה של כלי אוטומציה לעסק היא עניין חשוב, מועיל ויש אומרים גם הכרחי. השוק התחרותי, עלויות השכר הגבוהות והצורך להתייעל כדי לשרוד, זה הזמן להתקדם! חברות שלא ישכילו לאמץ פתרונות אוטומציה בשנים הקרובות, יתקשו לעמוד בקצב ובתחרות של המתחרים.
!
הדגשים לגבי חיסכון בשעות עבודה ובעלויות כוח אדם דרך אוטומציה
המספרים מדברים בעד עצמם, אוטומציה יכולה לחסוך בין 20% ל-40% משעות העבודה במשרד ממוצע. חישבו על כך – אם העסק שלכם מעסיק 10 עובדים, אוטומציה חכמה יכולה להיות שוות ערך ל-2 עד 4 משרות בהיקף מלא! ההשפעה של אוטומציה עסקית ניכרת במיוחד בתחומים כמו הנהלת חשבונות, שירות לקוחות וניהול מלאי, כל תפקיד שבו תהליכים רבים הם חוזרים ושוחקים. למשל, חברה שהטמיעה מערכת אוטומטית לטיפול בפניות לקוחות, יכולה לקצץ המון בעלויות מחלקת השירות תוך שיפור ברמת שביעות הרצון של הלקוחות.
תחומים שבהם אפשר להפיק תועלת מהאוטומציה בעסק
האוטומציה נכנסת בהצלחה כמעט לכל תחום בעסק. בכל תחום היא מביאה יתרונות ראויים לציין. למשל, בשיווק ומכירות אוטומציה מאפשרת לנהל קמפיינים עם הרבה פחות מעורבות של עובד או מנהל. בתחום הכספים היא מייעלת תהליכי חשבונאות והנפקת חשבוניות ומסמכים אחרים. בתחום הייצור והלוגיסטיקה, אוטומציה מאפשרת להישאר עם האצבע על הדופק ברמות המלאי וניהול שרשרת האספקה עם הרבה פחות מאמץ. הטמעה וניהול חכם של אוטומציה עסקית יכולים להביא לשיפור של ממש בכל חלקי העסק. בחברות רבות עובדים מבזבזים שעות על משימות חוזרות, אפורות ומשעממות כמו העתקת נתונים ממערכת למערכת, תיוק דוחות, מענה על שאלות שניתן לענות עליהם בקלות באופן אוטומטי. למעשה כל אלה הן פעולות שאפשר לייעל משמעותית באמצעות כלי אוטומציה נכונים.
אוטומציה בשיווק ומכירות – איך זה עובד באופן מעשי וכיצד זה חוסך?
בתחום השיווק והמכירות אוטומציה לעסק מקבלת משמעות ראויה לציון. מערכות שיווק אוטומטיות יכולות לנהל קמפיינים שלמים החל בשלב איסוף הלידים ועד להמרה לביצוע המכירות. כל זה כמעט ללא התערבות אנושית לאורך הדרך. מערכות חכמות יכולות לזהות התנהגויות של לקוחות לקראת רכישה, לשלוח אליהם מסר רלוונטי בזמן המתאים ולעקוב אחר ההתקדמות במשפך המכירות.
ניקח לדוגמה חברה המספקת שירותי ייעוץ עסקי. היא יכולה לשלב מערכת שתשלח באופן אוטומטי חומרי עזר וטיפים ללקוחות שהשאירו פרטים באתר. מערכת אוטומטית תוכל לתזמן פגישות עם יועצים עסקיים עבור לקוחות שהביעו עניין. כמו כן היא תשלח תזכורות לקראת הפגישה. כל זאת ללא צורך באיש מכירות שיבצע את כל הפעולות הללו בעצמו. התוצאה – חיסכון של אפילו עשרות שעות עבודה בחודש, הגדלת יכולת הטיפול בלידים בעשרות אחוזים והגדלת הרווחים בהתאם.
אוטומציה בשירות לקוחות – האם זה באמת יעיל וחוסך לכם?
שירות הלקוחות הוא תחום חשוב שבו כדאי ומומלץ לשלב אוטומציה. צ'אטבוטים ופתרונות כגון מענה קולי אוטומטי יכולים לטפל ברוב הפניות, אצל רוב העסקים. כך נציגי שירות בצוות לא גדול יוכלו לעזור במקרים הרלוונטיים, שבהם נדרש שיקול דעת אנושי. הדבר מאפשר לעסקים לספק שירות מעולה 24/7 ללא צורך בנציגים רבים של שירות. יתרון נוסף של אוטומציה עסקית בשירות לקוחות טמון ביכולת לספק מענה שהוא גם מהיר וגם נקי מטעויות אנוש. רוב הלקוחות מעדיפים לקבל תשובה מהירה ומדויקת, במקום "להתייבש" בהמתנה לנציג אנושי. כמובן חשוב לוודא שהמערכת האוטומטית יודעת לתת מענה מדויק וטוב.
אוטומציה בתחומים כספיים וחשבונאיים
בתחום הכספים והחשבונאות אוטומציה עסקית מביאה רווחים כפולים ומשולשים – חיסכון בזמן וצמצום טעויות אנוש שגורמות להפסד של כסף. תוכנות לניהול כספים יכולות לבצע באופן אוטומטי משימות כמו הנפקת חשבוניות, תזכורות להסדרת תשלומים, התאמות חשבונאיות ואפילו הכנת דוחות מס ודוחות כספיים לפי הצורך. לדוגמה, מערכת המסנכרנת בין חשבון הבנק העסקי לבין, תוכנת הנהלת החשבונות (או מערכת ניהול קשרי הלקוחות שלכם), יכולה לסמן מצבים שונים באופן אוטומטי. למשל תיעוד תשלומים שהתקבלו, עדכון של סטטוס החשבוניות, שליחת הודעות תודה ללקוחות שמשלמים בזמן או תזכורות למי שמאחר בתשלום.
אוטומציה בניהול מלאי ולוגיסטיקה
ניהול מלאי ולוגיסטיקה הם תחומים נהדרים לפעילות של אוטומציה. מערכות אוטומטיות יכולות לבדוק בקביעות את רמות המלאי ולהתריע כשיש צורך להזמין פריטים. ישנן מערכות שיודעות לבצע את ההזמנה באופן אוטומטי. בנוסף, אוטומציה מאפשרת טיפול במשלוחים, תיאום מסודר בין מי שמטפל ברכש, עובדי המחסן, שליחות וההפצה וכן הלאה. אוטומציה לעסק בתחום הלוגיסטיקה באה לידי ביטוי גם במערכות שמייעלות את תהליך האריזה והמשלוח, למשל הוצאה אוטומטית של תעודות משלוח, הוצאת אישורי הזמנה, עדכון מנהל ולקוחות בסטטוס ההזמנה באמצעות SMS או דוא"ל.
אוטומציה בגיוס עובדים ובניהול משאבי אנוש
תחום משאבי האנוש נתפס כתחום שפחות מתאים לאוטומציה, אך האמת היא שגם כאן ניתן לייעל משמעותית תהליכים רבים (גם אם לא את הכל). מערכות אוטומציה יכולות למשל לעזור עם סינון של קורות חיים, תזכורות למועמדים ולמראיינים לקראת ראיון. אוטומציה יכולה אפילו לסייע בניהול תהליך הקליטה של עובדים חדשים. אוטמציה עסקית בתחום משאבי אנוש מקלה גם על ניהול שוטף של העובדים. מערכות חכמות עוזרות בניהול נוכחות, חישוב שעות עבודה וחופשות וכן בהערכת עובדים. היבטים אלה ואחרים יכולים לפעול באופן אוטומטי, תוך חיסכון בזמן יקר של מנהלי משאבי אנוש ותוך שיפור החוויה של העובדים.
אוטומציה בניהול תוכן ורשתות חברתיות
ניהול נוכחות דיגיטלית עסקית וטיפול ברשתות חברתיות יכולים להיות עניין סיזיפי ולא קל. ממש כאן נכנסת לתמונה אוטומציה עסקית שיכולה לסייע לכם בתכנון, יצירה ופרסום של תוכן ברשתות החברתיות.
יש כלים לניהול תוכן ברשתות חברתיות שמאפשרים לתזמן פוסטים, לנתח את הביצועים, אפילו להגיב באופן אוטומטי לתגובות מסוימות. בנוסף, כלי אוטומציה חדישים יכולים לסייע בניטור מותג ברשת, זיהוי אזכורים של העסק או המוצרים שלכם, ניתוח של מגמות ועוד. חלק מהכלים החכמים תומכים בפתרונות לייצור תוכן, עזרה בכתיבה של כותרות, עריכת תמונות או יצירת פוסטים על בסיס תבניות. עסק שמטמיע מערכת כזו יכול לחסוך המון שעות עבודה בחודש ולשפר את הנוכחות הדיגיטלית שלו.
אוטומציה בעסקים קטנים - מאיפה מתחילים
עסקים קטנים לא צריכים להירתע מהטמעת אוטומציה. האמת היא שדווקא עסקים קטנים יכולים להרוויח הרבה מאוטומציה עסקית, גם בתקציב סביר ביותר. הסוד הוא להתחיל בצעדים קטנים, תוך מיקוד בתהליכים שגוזלים את מרבית הזמן או שגורמים לתסכול רב בשל המונוטוניות שלהם. למשל, עסק קטן יכול להתחיל בהכנסת אוטומציה של תהליך קביעת תורים. נסו לשלב מערכת לשליחת חשבוניות והודעות תשלום אוטומטיות. צעדים קטנים אלה חוסכים זמן יקר ועוזרים לכם גם ללמוד את עקרונות האוטומציה שיעזרו בהמשך.
איך להתגבר על קשיים בהטמעת אוטומציה בעסק?
הטמעת אוטומציה בעסק אינה תמיד קלה ונינוחה. אחד האתגרים הוא התנגדות של עובדים שחוששים מהשינוי או מאבדן מקום העבודה. דרך חכמה להתמודד עם חשש זה היא לשתף את העובדים בתהליך, להסביר כיצד האוטומציה תקל עליהם ותאפשר להם להתמקד במשימות יותר מעניינות. עזרו לעובדים עם הכשרה או הסבה לקראת משימות חדשות. במקרים שניסיתם אוטומציה ומשהו לא עבד כמו שצריך, חשוב לבחון האם הפתרון מותאם לצרכים האמיתיים של העסק. בדקו האם הפתרון מיושם נכון, האם העובדים קיבלו הדרכה מספקת בשימוש. לעתים כיול מחדש של המערכת או בחירה בפתרון חלופי יכולים לפתור את הבעיה.
אוטומציה והעובדים שלכם, היא סוגיה חשובה. ניתן לנהל את השינוי בצורה חיובית גם כאשר הטמעת אוטומציה מעוררת חששות בקרב העובדים. מה עושים? קודם כל חשוב להסביר ולהגדיר את מטרות האוטומציה ואת התועלות שהיא תביא לארגון ולעובדים עצמם. הדגישו שהמטרה היא לשחרר את העובדים ממשימות שוחקות, מעייפות, לא נעימות. העובדים יוכלו להתמקד בעבודה יותר מעניינת, יותר יצירתית ובעלת ערך. שימו לב כי אוטומציה עסקית מוצלחת מלווה בתכנית הכשרה והתפתחות של העובדים. השקיעו במתן מיומנויות דרך סדנאות, שיאפשרו לעובדים להשתלב בסביבת העבודה החדשה. תנו כלים בתחומים כמו ניתוח נתונים, ניהול מערכות אוטומטיות, שיווק ומכירות. הראו לעובדים שאתם רואים בהם שותפים לדרך ולא מועמדים להחלפה על ידי בוט.
השקעה מול תשואה – עקרונות בשיקולי כדאיות של אוטומציה
ההחלטה מתי וכמה להשקיע באוטומציה צריכה להתבסס על ניתוח עסקי. חשבו לא רק על העלות של הפתרון (במונחי רכישת תוכנה, חומרה, הטמעה). קחו בחשבון עלויות כמו הדרכה, תחזוקה, שינויים בתהליכי עבודה. במונחי התשואה, אוטומציה עסקית מביאה יתרונות מעל ומעבר לחיסכון בכוח אדם. חשבו על שיפור באיכות (פחות טעויות), הגדלת קיבולת (העסק יכולת לתפעל יותר משימות). חשבו על שיפור בשירות הלקוחות, יכולת להתרחב מבלי להגדיל את מצבת כוח האדם.
אם כן, אוטומציה היא הרבה יותר מטרנד טכנולוגי שבא וחולף. זהו פתרון חשוב, כלי עסקי חיוני שמאפשר לעסקים מכל הגדלים להתייעל, לחסוך, להשתפר ולהתמקד בצמיחה. העסקים שישכילו לנצל נכון את האפשרויות של אוטומציה עסקית ייהנו מיתרון עצום. כעת התחילו במיפוי תהליכים, בחרו היטב את הפתרונות המתאימים לצרכים העסקיים שלכם, הקפידו על הטמעה נכונה תוך מדידת התוצאות. זכרו שהמטרה האמיתית של אוטומציה לעסק אינה להחליף עובדים בבוטים אלא לאפשר לעסק להיות חכם, מהיר, אפקטיבי ורווחי יותר.
